Nem „mindenre”, hanem minden releváns bizonylatra, ami a vállalkozás működéséhez kapcsolódik.
1. Bejövő számlák
árubeszerzésről
szolgáltatásokról
előfizetésekről
rezsiről, bérleti díjról
Akár papír, akár elektronikus formában érkeznek.
2. Kimenő számlák
minden kiállított számla
sztornó és helyesbítő számlák
előlegszámlák
3. Banki iratok
bankszámlakivonatok minden céges számláról
bankkártyás tranzakciók adatai
4. Készpénzes bizonylatok
pénztárbizonylatok
készpénzes számlák
pénztárjelentések
5. Szerződések, megállapodások
bérleti szerződések
megbízási szerződések
lízing, hitel, kölcsön dokumentumok
6. Hatósági levelek
NAV értesítések
felszólítások
hiánypótlások Ezeket mindig azonnal továbbítani kell a könyvelőnek.
7. Változások bejelentése
új bankszámla
székhely vagy telephely változás
tevékenységi kör módosulása
vállalkozási forma, státusz változása
Mikor kell leadni az iratokat?
A legfontosabb szabály:
nem akkor, amikor „összejön”, hanem rendszeresen és határidő előtt.
A legtöbb vállalkozásnál ez:
havonta,
előre egyeztetett határidővel.
Ez nem a könyvelő kényelmét szolgálja, hanem azt, hogy:
a bevallások pontosak legyenek,
a határidők tarthatók legyenek,
a hibák még időben kiszűrhetők legyenek.
Mi történik, ha az iratok késve vagy hiányosan érkeznek?
Ez egy kényes, de fontos rész.
a bevallások csúszhatnak
javításokra, önellenőrzésre lehet szükség
nő a NAV-megkeresések esélye
felesleges stressz és plusz költség keletkezik
Fontos kimondani:
a könyvelő abból tud dolgozni, amit megkap.
Hiányzó adatból nem lehet pontos bevallást készíteni.
Hogyan lehet ezt jól csinálni?
A jól működő vállalkozásoknál:
van egy rendszer (mappa, felhő, könyvelőprogram),
van egy fix időpont az iratleadásra,
és van kommunikáció, ha valami rendkívüli történik.
Ez nem plusz teher, hanem hosszú távon időt és pénzt spórol.
Összegzés
Az iratleadás nem adminisztratív kellemetlenség, hanem a vállalkozásod jogi és pénzügyi alapja.
Ha az adatok időben és pontosan érkeznek, a könyvelő valóban tud segíteni: előre gondolkodni, figyelmeztetni és biztonságot adni.
Egy jól kialakított rendszerrel a könyvelés nem stresszforrás, hanem stabil háttér lesz.
